Rozwiązania

DocMiner

Inteligentna analiza dokumentów wspierana LLMami

Nowy model pracy z dokumentami

Inteligentne przetwarzanie dokumentów w organizacji

W każdej organizacji dokumenty stanowią fundament procesów operacyjnych. Faktury, umowy, raporty, dokumentacja techniczna czy ogłoszenia przetargowe zawierają kluczowe informacje niezbędne do podejmowania decyzji biznesowych.

W praktyce dane te najczęściej zapisane są w nieustrukturyzowanej formie i wymagają ręcznej analizy. Proces ten jest czasochłonny, kosztowny i trudny do skalowania. Angażuje zespoły operacyjne, zwiększa ryzyko błędów oraz prowadzi do niespójności danych. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów rośnie zarówno czas ich przetwarzania, jak i złożoność całego procesu.

DocMiner zmienia ten model pracy. Rozwiązanie automatyzuje analizę dokumentów i przekształca ich treść w uporządkowane dane, które mogą być bezpośrednio wykorzystywane w systemach biznesowych, raportowaniu oraz dalszej automatyzacji procesów.

Zespół pracowników biurowych analizujący dokumenty i dane podczas spotkania.

Dokumenty jako źródło wartości biznesowej

Czym jest DocMiner?

DocMiner to rozwiązanie do inteligentnego przetwarzania dokumentów, które umożliwia wydobywanie rozproszonych danych zarówno z dokumentów zawierających warstwę tekstową, jak i ze skanów czy plików zapisanych w formie obrazu (bez OCR).

Następnie przekształca je w uporządkowaną, przejrzystą i gotową do wykorzystania formę.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o organizacjach, które oczekują kontroli, bezpieczeństwa i elastyczności. DocMiner zapewnia:

pełną kontrolę nad przetwarzaniem dokumentów
możliwość lokalnego przetwarzania danych
adaptację do konkretnych przypadków użycia
zgodność z wymaganiami regulacyjnymi

Dzięki temu DocMiner redukuje czas pracy manualnej związanej z analizą dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu standardów pracy danej organizacji.

Zastosowania w praktyce

Gdzie DocMiner przynosi realną wartość?

DocMiner znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie dokument jest integralną częścią procesu biznesowego.

W każdym przypadku celem jest przejście od ręcznej interpretacji treści do automatycznego, powtarzalnego przetwarzania danych.

Przykładowe zastosowania:

Analiza faktur i dokumentów finansowych

DocMiner automatycznie rozpoznaje kluczowe pola faktur i dokumentów księgowych, takie jak dane kontrahenta, daty, numery dokumentów, kwoty czy stawki podatkowe.
Dane są przekształcane w uporządkowaną strukturę, co umożliwia ich dalsze wykorzystanie w systemach finansowych oraz automatyzację procesów księgowych.
Dzięki temu organizacja zyskuje szybszy dostęp do uporządkowanych informacji finansowych, ogranicza liczbę ręcznych czynności oraz zwiększa spójność przetwarzania dokumentów.

Analiza przetargów i inteligentny scoring

Rozwiązanie umożliwia analizę dokumentacji przetargowej pod kątem dopasowania oferty oraz potencjału biznesowego.
System wspiera selekcję postępowań, identyfikuje kluczowe parametry i pozwala ograniczyć decyzje podejmowane wyłącznie na podstawie subiektywnej oceny.
Inteligentny scoring pozwala oszacować szanse na wygraną oraz wskazać, dlaczego nie powinniśmy brać udziału w danym przetargu.
W efekcie organizacja może skrócić czas analizy, ustandaryzować proces selekcji i przygotować go do dalszego skalowania.

Dokumenty HR i procesy kadr

DocMiner wspiera działy HR w automatyzacji pracy z dokumentacją kadrową, taką jak umowy o pracę, aneksy, wnioski, regulaminy czy dokumenty związane z zatrudnieniem i zmianami stanowisk.
Rozwiązanie umożliwia automatyczne kategoryzowanie dokumentów oraz wydobywanie kluczowych danych, takich jak daty obowiązywania, stanowiska, wynagrodzenia czy okresy wypowiedzenia.
Dzięki temu działy HR zyskują łatwiejszy dostęp do uporządkowanych informacji oraz większą przejrzystość dokumentacji kadrowej.

Automatyzacja ewidencji produktów

DocMiner może wspierać automatyczne tworzenie i aktualizację ewidencji produktów w systemach bazodanowych.
Rozwiązanie umożliwia przetwarzanie zdjęć kodów kreskowych oraz ekstrakcję informacji z notatek ręcznych i dokumentów produktowych, porządkując dane w sposób umożliwiający ich dalsze wykorzystanie operacyjne.

Przetwarzanie umów i dokumentów prawnych

System wspiera analizę umów poprzez identyfikację kluczowych zapisów, terminów, wartości oraz warunków.
Dane są porządkowane w sposób umożliwiający ich dalszą weryfikację, raportowanie i monitorowanie.
Dzięki temu organizacja zyskuje większą przejrzystość zapisów umownych oraz łatwiejszy dostęp do kluczowych informacji.

Dokumentacja techniczna i raporty operacyjne

W przypadku dokumentów technicznych DocMiner pomaga wydobywać istotne parametry, wyniki oraz informacje wymagające dalszej analizy.
Umożliwia to uporządkowanie wiedzy projektowej i operacyjnej oraz jej łatwiejsze wykorzystanie w kolejnych procesach.

Zakres obsługiwanych dokumentów

Typy dokumentów przetwarzanych przez DocMiner

DocMiner został zaprojektowany do przetwarzania kluczowych typów dokumentów wykorzystywanych w procesach biznesowych, takich jak:

faktury,
umowy,
raporty operacyjne,
dokumentacja techniczna,
dokumenty przetargowe,
dokumenty HR.

Rozwiązanie pozwala ograniczyć czas poświęcany na ręczną analizę dokumentów oraz automatycznie rozpoznawać i klasyfikować dane, takie jak daty, nazwy klientów czy kluczowe wskaźniki finansowe.

Podstawowe funkcjonalności

Co potrafi DocMiner?

Analityk pracujący przy laptopie z ekranem pełnym wykresów i danych finansowych w tle.

DocMiner wspiera kompleksowe przetwarzanie dokumentów – od analizy ich treści i struktury po integrację danych z systemami organizacji.

Zakres funkcjonalny obejmuje między innymi:

ekstrakcję danych z plików PDF, w tym również ze skanów i dokumentów zapisanych w formie obrazu,
analizę struktury i segmentację dokumentów,
automatyczną klasyfikację dokumentów według typu i zawartości,
wykrywanie tabel oraz precyzyjne wyodrębnianie danych z określonych obszarów,
generowanie ustrukturyzowanych danych, np. w formacie JSON,
walidację oraz kontrolę jakości przetwarzanych informacji,
integrację z systemami bazodanowymi i środowiskiem IT organizacji,
możliwość adaptacji rozwiązania do specyficznych przypadków użycia.

DocMiner automatyzuje transformację dokumentów do postaci ustrukturyzowanej, co umożliwia ich dalsze wykorzystanie w analizie danych, automatyzacji procesów oraz wdrażaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.

Od pliku do danych gotowych do użycia

Jak działa DocMiner?

DocMiner realizuje wieloetapowy proces przetwarzania dokumentów, który obejmuje przygotowanie treści, analizę struktury, interpretację danych oraz ich integrację z systemami organizacji.

Każdy etap został zaprojektowany tak, aby zapewnić powtarzalność, kontrolę jakości i możliwość skalowania:

01. Wczytanie i przygotowanie dokumentu

System przyjmuje dokumenty w różnych formatach – pliki PDF, skany oraz dokumenty tekstowe. Niezależnie od ich jakości czy struktury, dokument jest przygotowywany do dalszej analizy w sposób umożliwiający jego pełne cyfrowe przetwarzanie.

02. Digitalizacja i odwzorowanie struktury

W przypadku dokumentów graficznych uruchamiane są mechanizmy rozpoznawania tekstu (OCR). Następnie tworzona jest cyfrowa reprezentacja dokumentu, uwzględniająca jego układ, podział na sekcje oraz rozmieszczenie elementów takich jak nagłówki czy tabele.

03. Analiza kontekstowa treści

DocMiner identyfikuje logiczną strukturę dokumentu oraz analizuje jego zawartość w kontekście danego typu dokumentu. Rozpoznawane są istotne sekcje, pola, wartości liczbowe oraz powiązania między danymi.

04. Ekstrakcja i klasyfikacja danych

Kluczowe informacje są wydobywane i przypisywane do odpowiednich kategorii, takich jak daty, numery dokumentów, dane kontrahentów czy wartości finansowe. Proces uwzględnia kontekst i zależności między poszczególnymi elementami.

05. Strukturyzacja i walidacja

Wydobyte dane są przekształcane do uporządkowanej struktury, np. w formacie JSON, oraz poddawane walidacji w celu zapewnienia ich spójności, kompletności i poprawności.

06. Integracja z systemami organizacji

Ostateczny rezultat może zostać zapisany w bazach danych lub przekazany do systemów ERP, CRM, hurtowni danych oraz narzędzi analitycznych, gdzie dane są dalej wykorzystywane w raportowaniu i automatyzacji procesów.

Dzięki temu procesowi dokument przestaje być zamkniętym plikiem. Staje się źródłem danych możliwych do filtrowania, porównywania i agregowania w skali całej organizacji.

Rozwiązanie zostało już wykorzystane do przetworzenia ponad 5500 dokumentów w rzeczywistych procesach biznesowych.

Kluczowe korzyści

Mniej błędów, szybsze decyzje, większa kontrola

DocMiner przekłada analizę dokumentów na wymierne efekty operacyjne i biznesowe. Automatyzując przetwarzanie danych, rozwiązanie zwiększa efektywność procesów i zapewnia większą przewidywalność działania organizacji.

Ograniczenie błędów
manualnych

Automatyczne wydobywanie i przetwarzanie danych redukuje ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego przepisywania informacji. Standaryzacja procesu zwiększa spójność danych i ogranicza koszty korekt, reklamacji oraz ponownej weryfikacji dokumentów.

Dane gotowe do raportowania i dalszej automatyzacji

Skrócenie czasu analizy dokumentów

Zamiast manualnego przeglądania plików zespoły otrzymują gotowe, uporządkowane dane. Czas przetwarzania dokumentów może zostać skrócony nawet o kilkadziesiąt procent, co bezpośrednio przekłada się na sprawniejsze procesy operacyjne.

Standaryzacja
procesów

W procesach opartych na dokumentach kluczowa jest spójność interpretacji. DocMiner wprowadza jednolite standardy przetwarzania danych, eliminując rozbieżności i zwiększając stabilność operacyjną.

Szybsze i trafniejsze
decyzje

Dostęp do aktualnych, ustrukturyzowanych informacji umożliwia podejmowanie decyzji w oparciu o kompletne i spójne dane, a nie rozproszone dokumenty. Uporządkowane informacje znacząco zwiększają transparentność i kontrolę nad procesami.

Skalowalność bez zwiększania zespołów

Wraz ze wzrostem liczby dokumentów proces pozostaje stabilny i powtarzalny. Organizacja może skalować operacje bez konieczności proporcjonalnego zwiększania liczby osób zaangażowanych w analizę dokumentów.

Technologia dopasowana do potrzeb organizacji

Rozwiązanie dostosowane do realnych wymagań biznesowych

Zespół pracowników analizujący dokumenty i dane podczas spotkania przy biurku.

DocMiner został zaprojektowany z myślą o organizacjach, które przetwarzają dane wrażliwe lub działają w obszarach wymagających szczególnej dbałości o bezpieczeństwo i zgodność regulacyjną.

Architektura rozwiązania umożliwia dostosowanie sposobu przetwarzania do obowiązujących polityk bezpieczeństwa oraz standardów compliance.

System może być integrowany z istniejącą infrastrukturą IT i rozwijany wraz ze wzrostem skali procesów. Takie podejście pozwala rozpocząć wdrożenie od jednego obszaru biznesowego, a następnie stopniowo rozszerzać zakres wykorzystania rozwiązania w kolejnych częściach organizacji.

DocMiner został przygotowany do stabilnego wykorzystania w środowisku produkcyjnym – z naciskiem na kontrolę, przewidywalność i długoterminową skalowalność.

Elastyczny model wdrożenia

Rozpocznij od jednego procesu

Wdrożenie DocMiner może rozpocząć się od wybranego obszaru, na przykład analizy faktur lub dokumentów przetargowych, a następnie zostać rozszerzone na kolejne procesy w organizacji.

Takie podejście umożliwia stopniowe budowanie wartości oraz mierzenie efektów biznesowych na każdym etapie. Dzięki temu organizacja może rozwijać zakres wykorzystania rozwiązania w sposób kontrolowany i dopasowany do własnych priorytetów.

Jeżeli dokumenty stanowią kluczowy element procesów w Twojej organizacji, uporządkowanie zawartych w nich danych może być naturalnym pierwszym krokiem do dalszej automatyzacji.

„Zespół 3Soft zrealizował dla nas kompleksowe wdrożenie – od analizy i standaryzacji danych, przez budowę modułu ekstrakcji treści i logiki transformacji, aż po zaprojektowanie nowoczesnej architektury […] bez angażowania naszych zasobów IT. Cały proces, od wczytywania faktury, przez ekstrakcję i przekształcenie danych za pomocą rozwiązań opartych o Machine Learning, aż po ich zapis, został w pełni zautomatyzowany. Znacząco skróciło to czas operacyjny działań i wyeliminowało błędy ludzkie.”

Tomasz Rajca

IT Project Manager w HAMMERmed Medical Polska

Najczęściej zadawane pytania dotyczące DocMinera

FAQ – DocMiner

Kobieta pracująca przy laptopie przy biurku w biurze, w tle duże zielone rośliny.

Czy DocMiner działa tylko na dokumentach tekstowych?

Nie. DocMiner analizuje zarówno dokumenty zawierające warstwę tekstową, jak i skany oraz pliki PDF zapisane w formie obrazu. W przypadku dokumentów graficznych wykorzystywane są mechanizmy rozpoznawania tekstu (OCR), dzięki czemu możliwa jest pełna analiza treści oraz struktury dokumentu.

Czy rozwiązanie można dopasować do konkretnego procesu biznesowego?

Tak. DocMiner może być konfigurowany pod kątem konkretnych procesów, takich jak automatyzacja analizy faktur, przetargów, umów czy dokumentów HR. Rozwiązanie pozwala dostosować sposób ekstrakcji danych, klasyfikację dokumentów oraz strukturę wyników do specyfiki organizacji.

Jak wygląda integracja z systemami w organizacji?

DocMiner generuje dane w ustrukturyzowanej formie, np. w formacie JSON, co umożliwia integrację z systemami ERP, CRM, hurtowniami danych oraz narzędziami raportowymi. Dane mogą być automatycznie przekazywane do istniejącej infrastruktury IT i wykorzystywane w dalszej analizie lub automatyzacji procesów.[

Czy DocMiner spełnia wymagania bezpieczeństwa i compliance?

Rozwiązanie zostało zaprojektowane z uwzględnieniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa danych oraz zgodności regulacyjnej. Architektura umożliwia dostosowanie sposobu przetwarzania dokumentów do polityk bezpieczeństwa obowiązujących w organizacji.

Jak szybko można uruchomić DocMiner?

Wdrożenie może rozpocząć się od pilota lub jednego wybranego procesu, na przykład analizy faktur lub dokumentów przetargowych. Po potwierdzeniu efektów rozwiązanie może być stopniowo rozszerzane na kolejne obszary organizacji.