Automatyzacja ewidencji wykorzystanych stentgraftów podczas zabiegów chirurgicznych

O kliencie

HAMMERmed Medical Polska to jeden z liderów rynku dystrybucji wyrobów medycznych w Polsce. Firma aktywnie uczestniczy w postępowaniach przetargowych, oferując szerokie portfolio produktów do placówek medycznych na terenie całego kraju.

Wiodący na polskim rynku dystrybutor produktów medycznych oraz nowoczesnych metod leczenia.

O projekcie

Podczas zabiegów medycznych przedstawiciel firmy HAMMERmed odpowiada za dostarczanie lekarzowi odpowiednich stentgraftów. Każdy wykorzystany produkt musi zostać jednoznacznie zidentyfikowany i poprawnie rozliczony.

Dotychczas proces ewidencji zużytych stentgraftów opierał się na ręcznej analizie dokumentacji zabiegowej oraz manualnym odczycie naklejek produktowych. Przy rosnącej liczbie zabiegów proces ten stawał się czasochłonny, podatny na błędy oraz trudny do skalowania.

Klient potrzebował rozwiązania, które: 

• zautomatyzuje identyfikację wykorzystanych stentgraftów, 
• usprawni proces rozliczeń, 
• zapewni wysoką jakość i spójność danych sprzedażowych. 

3Soft zaprojektował i wdrożył rozwiązanie umożliwiające automatyczną analizę dokumentacji w formacie PDF. 

System rozpoznaje naklejki pochodzące ze stentgraftów, odczytuje kody kreskowe oraz przypisane do nich dopiski ręczne, umożliwiając jednoznaczną identyfikację produktów wykorzystanych podczas zabiegu. 

Rozwiązanie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby radzić sobie z dokumentami o zróżnicowanej jakości oraz minimalizować konieczność pracy manualnej po stronie zespołu Klienta. 

Pełen zakres prac dla HAMMERmed obejmował kilka etapów, które pozwoliły nam rozwiązania zgodne z oczekiwaniami Klienta.

Etap I – Analiza danych i dokumentacji

• Analiza dokumentów zabiegowych dostarczanych przez Klienta,
• Identyfikacja typów naklejek, kodów kreskowych i dopisków ręcznych,
• Przygotowanie zbioru referencyjnego do walidacji skuteczności rozwiązania.

Etap II – Opracowanie mechanizmu rozpoznawania

• Automatyczna identyfikacja naklejek w dokumentach PDF,
• Odczyt kodów kreskowych oraz wsparcie OCR w trudnych przypadkach,
• Przypisywanie dopisków ręcznych do właściwych produktów,
• Sprawdzenie zgodności kodów z bazą produktów klienta wraz ze wskazaniem kodów, których nie udało się odnaleźć.

Etap III – Automatyzacja procesu

• Pełna automatyzacja przetwarzania dokumentów,
• Eliminacja ręcznej ewidencji po stronie zespołu Klienta,
• Przygotowanie danych gotowych do dalszego rozliczenia i raportowania.

Etap IV – Walidacja i rekomendacje

• Testy skuteczności rozwiązania na rzeczywistych danych,
• Analiza wpływu jakości dokumentów na skuteczność odczytu,
• Opracowanie zaleceń poprawiających jakość danych wejściowych.

Jeszcze na etapie wprowadzania usprawnień i dalszego rozwoju narzędzie wykazało wysoką efektywność.

Dane na podstawie analizy 70 dokumentów i ponad 1 500 naklejek:

• ~98% skuteczności w identyfikacji naklejek,
• ~92% skuteczności w odczycie kodów kreskowych,
• 70% dokumentów z odczytem kodów na poziomie ≥ 90%.

Wdrożenie rozwiązania o powyższej efektywności pozwoliło Klientowi:

• Zautomatyzować ewidencję wykorzystanych stentgraftów, 
• Ograniczyć ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania dokumentów, 
• Skrócić czas potrzebny na rozliczenie zabiegów,
• Uzyskać spójne i uporządkowane dane sprzedażowe, 
• Przygotować proces na dalszą skalowalność wraz ze wzrostem liczby zabiegów.