Rozwiązania

Automatyczna wycena
i ofertowanie

Mniej godzin w Excelu, więcej czasu na rozmowę z klientem

Jak obecnie wygląda proces?

Wycena oferty to praca nawet kilku osób i wiele poświęconych godzin

W firmach, szczególnie w sektorze B2B i firmach produkcyjnych przygotowanie oferty handlowej rzadko jest prostą czynnością.

Zapytanie trafia z różnych źródeł, dane potrzebne do wyceny są rozproszone w różnych systemach, plikach i wśród pracowników. Kalkulacja wymaga zaangażowania handlowca, technologa, działu produkcji i finansów.

W praktyce oznacza to:

długi czas przygotowania oferty – często liczony w dniach, nie godzinach,
zaangażowanie wielu osób w czynności, które w dużej części są powtarzalne,
ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych i niespójnych kalkulacji,
brak spójnej polityki wycen między poszczególnymi ofertami i osobami.

Jeśli to brzmi znajomo – to dobry moment, żeby zobaczyć, jak ten proces może wyglądać inaczej.

Kobieta w białej koszuli stoi w nowoczesnym biurze i rozmawia przez telefon komórkowy. Opiera rękę o oparcie czarnego fotela, patrząc przed siebie z lekkim uśmiechem. W tle widoczne są metalowe regały z licznymi zielonymi roślinami doniczkowymi oraz przestrzeń biurowa z biurkami i monitorami, co nadaje wnętrzu jasny, przyjazny charakter.

Jak można usprawnić proces ofertowania?

Czas na automatyczne ofertowanie

To nie szablon, lecz model wyceny – system, który na podstawie danych wejściowych dotyczących zapytania (np. rysunków technicznych, specyfikacji, warunków handlowych) automatycznie generuje ofertę gotową do weryfikacji przez specjalistę.

Model budujemy na podstawie:

danych historycznych – wcześniejszych wycen i zrealizowanych zamówień,
danych kosztowych i technologicznych – kosztu materiału, roboczogodzin, amortyzacji i utylizacji maszyn, elementów zużywalnych,
know-how konkretnego zakładu – sposobu, w jaki dziś liczone są oferty.

Każda firma, produkcja rządzi się innymi zmiennymi – inaczej wycenia się kuźnię, inaczej formowanie wtryskowe, inaczej obróbkę skrawaniem, inaczej produkcję kosmetyków, a jeszcze inaczej zaawansowane usługi, np. doradztwa. Dlatego każde wdrożenie zaczynamy od rozmowy z osobą, która faktycznie te wyceny wykonuje. Musimy zrozumieć logikę procesu, zanim zbudujemy model.

Jak wygląda automatyczny proces ofertowania?

Model działa w oparciu o dane organizacji

Dane dotyczące zapytania: roboczogodziny, koszt materiału, amortyzacja i utylizacja maszyn, koszty elementów zużywalnych, wymagania klienta oraz wiedza technologiczna, trafiają do narzędzia do ofertowania, które wykonuje automatyczną wycenę.

Na wyjściu pojawia się wycena dla klienta, którą dział sprzedaży lub wskazana osoba może zaakceptować lub edytować.

Przepływ danych może być w pełni zautomatyzowany lub działać w inny, ustalony z klientem sposób – odpowiedni dla specyfiki danego procesu.

Schemat przedstawiający proces automatycznego tworzenia wyceny dla klienta. Po lewej stronie znajduje się lista danych wejściowych: roboczogodziny, koszt materiału, amortyzacja maszyn, utylizacja maszyn, koszty elementów zużywalnych, wymagania klienta oraz wiedza. Strzałki prowadzą do centralnego modułu „Narzędzie do ofertowania (automatyczna wycena)”. Z modułu wychodzi strzałka do sekcji „Wycena dla klienta”, z opisem: „Akceptacja lub edycja przez dział sprzedaży lub wskazane osoby”. U dołu znajduje się legenda informująca, że szare strzałki oznaczają przepływ zautomatyzowany lub realizowany w inny, uzgodniony z klientem sposób odpowiedni dla danego procesu.

Przykładowe zmienne charakterystyczne dla konkretnej technologii

Kluczowe zmienne – dopasowane do Twojego procesu

Model wyceny uwzględnia zmienne charakterystyczne dla konkretnej technologii.

Przykładowo:

Kuźnia

Waga materiału
Gatunek materiału
Formy i ich cykl życia
Roboczogodziny

Formowanie wtryskowe

Ilość materiału wejściowego do objętości
Koszty amortyzacji maszyny pokrywane czasem cyklu
Formy i inne elementy zużywalne

Obróbka skrawaniem

Plan wszystkich procesów
Wstępny rysunek odkuwki
Wstępny plan obróbki
Plan zużycia narzędzi

Produkcja kosmetyków

Receptura
Koszt surowców
Opakowanie
Wielkość partii

To tylko przykłady – zakres zmiennych ustalamy wspólnie podczas analizy procesu, niezależnie od tego, czy mówimy o produkcji elementów kuźniczych, opakowań, komponentów elektronicznych czy wyrobów kosmetycznych.

Kiedy rozwiązanie przynosi największą wartość

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Trzy osoby siedzą przy drewnianym stole w jasnym, nowoczesnym biurze i prowadzą swobodną rozmowę przy kawie. Mężczyzna w okularach i dżinsowej koszuli uśmiecha się do pozostałych uczestników spotkania. Po jego prawej stronie siedzi kobieta w jasnej bluzce, również zaangażowana w rozmowę, a po lewej stronie widoczny jest mężczyzna gestykulujący podczas wypowiedzi. Na stole stoją filiżanki z kawą, a w tle znajdują się regał z książkami oraz duże rośliny doniczkowe, tworzące przyjazną atmosferę.

Rozwiązanie ma największy sens w organizacjach, w których:

ofertowanie angażuje wiele działów (sprzedaż, technologię, produkcję, finanse),
liczba zapytań ofertowych jest znacząca (np. setki rocznie), a proces wyceny opiera się dziś głównie na Excelu i wiedzy pojedynczych osób,
chcecie ustandaryzować politykę wycen i ograniczyć czas odpowiedzi na zapytanie,
rozważacie wykorzystanie AI do analizy dokumentacji technicznej (rysunków, specyfikacji) jako punktu startowego dalszej automatyzacji.

Rozwiązanie nie zastępuje handlowca.

Automatyzujemy żmudne liczenie i zbieranie danych – decyzja handlowa, negocjacje i relacja z klientem pozostają po stronie zespołu sprzedaży. Technolodzy i inżynierowie mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających wiedzy eksperckiej, a nie rutynowego liczenia.

Przebieg wdrożenia modelu

Jak wdrażamy model?

Nie sprzedajemy gotowego kalkulatora. Budujemy model odzwierciedlający sposób wyceny konkretnej firmy.

Rozwiązanie może działać na lokalnych serwerach, dzięki czemu dokumenty i dane wewnętrzne pozostają w organizacji i nie są wysyłane do chmury.

01. Proof of Concept

Weryfikujemy możliwość wyciągania i strukturyzacji informacji z dokumentacji technicznej (np. rysunków PDF, specyfikacji, warunków handlowych) oraz porównujemy podejście AI z obecnym sposobem pracy.

02. Automatyzacja danych tekstowych

Wdrażamy automatyczne wyciąganie i strukturyzację informacji tekstowych oraz dopasowanie detali do bazy historycznej na podstawie danych tekstowych.

03. Rozpoznawanie graficzne i skalowanie

W kolejnych etapach rozwiązanie rozpoznaje kształt detalu na podstawie rysunków technicznych, weryfikuje podobieństwo graficzne do istniejącej bazy oraz może zostać skalowane na kolejne zespoły lub całą grupę.

Mężczyzna w jasnoniebieskiej koszuli z podwiniętymi rękawami siedzi na parapecie przy dużym oknie w nowoczesnym biurze. Ma założone okulary i uśmiecha się, patrząc w stronę obiektywu. W tle widoczne są biurko, krzesło oraz minimalistyczne wnętrze utrzymane w stonowanych kolorach. Naturalne światło wpadające przez okno nadaje zdjęciu jasny i profesjonalny charakter.

Jakie korzyści zyskuje organizacja?

01: Szybsze przygotowanie ofert
Krótszy czas reakcji na zapytania – bez konieczności ręcznego przechodzenia przez dokumentację i kalkulacje.
02: Spójna polityka wycen
Te same reguły kalkulacji w całej organizacji, niezależnie od tego, kto przygotowuje ofertę.
03: Mniej błędów
Ograniczenie ręcznego przepisywania danych i niespójnych kalkulacji między ofertami.
04: Lepsze wykorzystanie ekspertów
Technolodzy i inżynierowie angażują się tam, gdzie potrzebna jest wiedza specjalistyczna – nie w rutynowym liczeniu.
05: Większa przepustowość zespołu
Możliwość obsługi większej liczby zapytań bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatycznej wyceny i ofertowania

FAQ – Automatyczna wycena i ofertowanie

Dwie osoby w garniturach ściskają sobie dłonie na znak porozumienia lub rozpoczęcia współpracy. Zdjęcie zostało wykonane z niskiej perspektywy, dzięki czemu uścisk dłoni znajduje się w centrum kadru, a twarze rozmówców są lekko rozmyte w tle. Jasne tło i formalny ubiór podkreślają profesjonalny charakter spotkania biznesowego.

Czy to gotowy kalkulator, który możemy po prostu wdrożyć?

Nie. Budujemy model wyceny dopasowany do konkretnego procesu i danych Twojej firmy – nie sprzedajemy uniwersalnego szablonu. Każde wdrożenie zaczynamy od rozmowy z osobą, która faktycznie wykonuje wyceny, aby zrozumieć logikę i zmienne danego procesu.

Czy rozwiązanie zastąpi handlowca lub technologa?

Nie. Automatyzujemy żmudne liczenie i zbieranie danych do kalkulacji. Decyzja handlowa, negocjacje i relacja z klientem pozostają po stronie zespołu sprzedaży, a wycena wygenerowana przez model może zostać zaakceptowana lub edytowana przez wskazaną osobę.

Czy nasze dane i dokumenty muszą trafiać do chmury?

Nie musi tak być. Rozwiązanie może działać na lokalnych serwerach (on-premises), dzięki czemu dokumenty techniczne i dane wewnętrzne pozostają w infrastrukturze organizacji.

Jakie dane wejściowe są potrzebne, żeby zacząć?

Najczęściej są to dokumenty związane z zapytaniem ofertowym – rysunki techniczne (np. PDF, DWG), specyfikacje, warunki handlowe i produkcyjne oraz dane historyczne dotyczące wcześniejszych wycen i zrealizowanych zamówień. Dokładny zakres ustalamy podczas analizy procesu.

Od czego zaczynamy współpracę?

Od Proof of Concept – sprawdzamy możliwość wyciągania i strukturyzacji informacji z Waszej dokumentacji oraz porównujemy wynik z obecnym sposobem wyceny. Jeśli temat wymaga poufności, możemy podpisać NDA jeszcze przed przekazaniem przykładowych dokumentów.

Jak długo trwa wdrożenie?

Podejście jest etapowe: zaczynamy od PoC i automatyzacji danych tekstowych, a w kolejnych etapach rozwiązanie może rozpoznawać kształty na rysunkach technicznych i być skalowane na kolejne zespoły. Czas zależy od złożoności procesu i zakresu danych – konkretny harmonogram ustalamy po PoC.

Co jeśli nasz proces wyceny jest bardzo specyficzny (np. niestandardowe detale, krótkie serie)?

To częsty przypadek – właśnie dlatego model budujemy na bazie Waszego know-how, a nie ogólnego szablonu. Specyfika procesu (np. inne zmienne dla kuźni, formowania wtryskowego czy obróbki skrawaniem) jest uwzględniana już na etapie analizy.