Inteligentny scoring przetargów – automatyczne wybieranie najlepszych okazji biznesowych

O kliencie

HAMMERmed Medical Polska to jeden z liderów rynku dystrybucji wyrobów medycznych w Polsce. Firma aktywnie uczestniczy w postępowaniach przetargowych, oferując szerokie portfolio produktów do placówek medycznych na terenie całego kraju.

Wiodący na polskim rynku dystrybutor produktów medycznych oraz nowoczesnych metod leczenia.

O projekcie

HAMMERmed analizuje dużą liczbę przetargów, które różnią się zakresem, formą dokumentacji oraz poziomem dopasowania do oferty produktowej firmy.

Dotychczasowy proces oceny przetargów w dużej mierze opierał się na manualnej analizie dokumentów, co powodowało:

• wysokie zaangażowanie zespołów handlowych i operacyjnych,
• ryzyko pominięcia atrakcyjnych przetargów,
• brak spójnego i powtarzalnego kryterium oceny opłacalności,
• ograniczoną skalowalność wraz ze wzrostem liczby postępowań.

Klient potrzebował rozwiązania, które automatycznie oceni przetargi pod kątem dopasowania do oferty, wskaże najbardziej perspektywiczne okazje i realnie wesprze proces decyzyjny zespołów biznesowych.

3Soft zaprojektował i wdrożył system automatycznego scoringu przetargów, oparty na autorskim module DocMiner oraz mechanizmach AI i LLM.

Rozwiązanie analizuje dokumentację przetargową (e-maile, PDF-y, skany), rozpoznaje produkty zawarte w przetargu, dopasowuje je do grup produktowych HAMMERmed i wylicza punktowy scoring, określający atrakcyjność danego postępowania.

System automatycznie:

• odrzuca przetargi o niskim dopasowaniu,
• kieruje najbardziej obiecujące postępowania do dalszej analizy (na bazie przyjętych progów akceptacji),
• uczy się na decyzjach użytkowników, zwiększając trafność ocen w kolejnych iteracjach.

Co istotne, Klient otrzymuje dostęp do aplikacji webowej, w której może:

• przeglądać wyniki scoringu,
• akceptować zaproponowane dopasowania produktów do grup produktowych,
• ręcznie korygować błędne przypisania.

Każda decyzja użytkownika jest zapisywana i wykorzystywana do uczenia modelu, co powoduje:

• automatyczną korektę przyszłych wyników,
• stopniowe zwiększanie trafności scoringu,
• ograniczenie potrzeby ręcznej weryfikacji w kolejnych iteracjach systemu.

Efektem jest realne wsparcie decyzji biznesowych, a nie tylko narzędzie analityczne.

Projekt został zrealizowany w dwóch głównych fazach: koncepcyjno-analitycznej oraz wdrożeniowej.

Faza I – koncepcyjno-analityczna, obejmowała:

• analizę danych przetargowych,
• wybór metod dopasowania (LLM vs. metody statystyczne),
• zaprojektowanie architektury rozwiązania,
• określenie struktury wyników i progów akceptacji.

Faza II – wdrożeniowa (Scoring), obejmowała:

• implementację aplikacji webowej,
• automatyzację pobierania przetargów z e-maili,
• integrację DocMiner z mechanizmem scoringowym,
• uczenie modelu na podstawie decyzji użytkowników,
• uruchomienie środowiska w Azure i przygotowanie systemu produkcyjnego.

Rozwiązanie zostało zbudowane w oparciu o chmurę Microsoft Azure i obejmuje:

• skonteneryzowane środowisko przetwarzania,
• komponenty ETL do pobierania i przygotowania danych,
• relacyjną bazę danych oraz bazę wektorową,
• lokalne modele LLM do analizy treści dokumentów,
• integrację z systemami klienta (m.in. DMS).

Dane przetargowe są pobierane w pełni automatycznie z dedykowanej skrzynki e-mail, a cały proces – od odczytu dokumentu po wyliczenie scoringu – realizowany jest bez udziału użytkownika końcowego.

Zastosowanie naszego autorskiego rozwiązania DocMiner pozwoliło na:

• konwersję dokumentów do postaci możliwej do analizy (z plików PDF do obrazów),
• analizę układu dokumentu (sekcje, tabele, kolumny),
• ekstrakcję treści produktowych z wykorzystaniem AI i modeli językowych,
• zapis wyników w ustrukturyzowanej postaci (JSON), gotowej do dalszego przetwarzania scoringowego.

Kluczowe efekty

Wdrożenie rozwiązania pozwoliło HAMMERmed:

• Znacząco skrócić czas analizy przetargów,
• Skoncentrować zespoły na przetargach o realnym potencjale biznesowym,
• Zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych „na wyczucie”,
• Zautomatyzować i ustandaryzować proces selekcji postępowań,
• Przygotować proces na dalszą skalowalność wraz ze wzrostem liczby przetargów.

System stał się realnym narzędziem wspierającym sprzedaż i decyzje biznesowe, a nie jedynie kolejnym systemem raportowym.