Kiedy wdrożyć platformę danych w firmie?

W dynamicznym i cyfrowym środowisku biznesowym firmy gromadzą ogromne ilości danych z różnych źródeł. Ze względu na szereg czynników nie są jednak w stanie wykorzystywać ich potencjału biznesowego. To nie tylko problem dużych korporacji, ale także małych i średnich przedsiębiorstw. Kiedy należy zastanowić się nad wdrożeniem rozwiązań Business Intelligence, takich jak Platforma Danych, które pomagają w sprawnym zarządzaniu ogromną ilością informacji?

O tym, czym są rozwiązania Business Intelligence i Platforma Danych dowiecie się z naszego artykułu. Poniżej przyjrzymy się czynnikom, które powinny wpłynąć na decyzję o ich wdrożeniu w przedsiębiorstwie.

Zbyt duża ilość danych

Nowoczesne narzędzia i technologie, takie jak systemy CRM, Google Analytics, systemy ERP itp., pozwalają na zapisywanie i pobieranie ogromnych ilości informacji, np. o użytkownikach strony internetowej, wynikach sprzedaży, kwestiach produkcyjnych, kadrowych itd.

Każdy z działów firmy generuje nawet gigabajty informacji tygodniowo. Dane dostępne są jednak w różnych formach i formatach: od arkuszy kalkulacyjnych, przez prezentacje, a nawet po grafiki, np. zrzuty ekranu.
W takim środowisku łatwo się pogubić. Na skutek tego tracimy cenne dane w gąszczu tysięcy informacji. Z tego powodu wiele firm nie wykorzystuje pełnego potencjału gromadzonych danych do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych.

Aby temu zapobiegać, zaczynamy korzystać z podstawowych narzędzi, za pomocą których zbieramy dane, np. w formie raportów w arkuszach kalkulacyjnych. Szybko okazuje się jednak, że takich dokumentów mamy dziesiątki, a odnalezienie w nich właściwych korelacji jest prawie niemożliwe lub wymaga ogromnych nakładów czasu.

Rozproszone dane i zbyt duża liczba systemów

Jeśli podczas pracy zdarza się, że szukamy potrzebnych plików i raportów w różnych miejscach, a odnajdywane dokumenty często nie są tymi, których potrzebujemy, to sygnał, że dane są nieodpowiednio skategoryzowane i gromadzone w zbyt wielu miejscach.

Taka sytuacja może być szczególnie uciążliwa wtedy, gdy musimy uzyskać dostęp do właściwych danych w określonym momencie, np. po to, aby przedstawić dane sprzedażowe zarządowi.

Cierpią na tym nie tylko nasze nerwy, ale także tracimy sporą ilości czasu na znalezienie źródła danych, a następnie wyodrębnienie istotnych informacji. Brak spójności, zduplikowane pliki, czy wiele przestarzałych dokumentów może dodatkowo komplikować proces analizy.

Takie przechowywanie danych może też wymuszać posiadanie większej przestrzeni do przechowywania plików. A to może prowadzić do większych kosztów. Aby zapobiec takiej sytuacji firmy coraz częściej decydują się na korzystanie z różnych systemów zewnętrznych. Zależnie od potrzeb mogą to być: CRM, ERP, SCM, AIS i wiele innych. Ich ilość również rośnie lawinowo, co ponownie prowadzi do sytuacji, która  nie tylko utrudnia skuteczne zarządzanie informacjami, ale także może prowadzić do zmniejszenia efektywności pracowników.

Jednym z rozwiązań tego problemu jest scalenie wszystkich danych, niezależnie od źródła, w jedno miejsce. Dzięki temu wyeliminujemy konieczność przełączenia się pomiędzy programami, co z kolei pozwala pracownikom efektywniej korzystać z informacji, podejmować szybsze decyzje i lepiej współpracować. Integracja systemów staje się zatem kluczowym elementem optymalizacji procesów biznesowych oraz poprawy wydajności działania organizacji.

Podstawowe narzędzia przestają być wystarczające

Kumulowanie dużych ilości danych w podstawowych narzędziach, takich jak programy pakietu Microsoft Office, może znacząco utrudniać efektywne zarządzanie danymi.

Narzędzia te zaczynają się okazywać niewystarczające do obsługi tak dużych ilości danych, ponieważ:

• działają zbyt wolno,
• nie pozwalają na elastyczną korelację niezbędnych informacji,
• posiadają ograniczoną funkcjonalność w zakresie analizowania danych,
• wymagają manualnego uzupełniania danych – zazwyczaj dane uzupełniamy bazując na wygenerowanych wcześniej raportach.

Co więcej, takie narzędzia są niezdolne do sprostania nowym wymaganiom biznesowym. Mowa tu przykładowo o potrzebie szybkiego przetwarzania danych w czasie rzeczywistym, elastycznej korelacji informacji z różnych źródeł oraz zaawansowanej analizy danych. W wyniku tego firma odczuwa spadek wydajności, zwiększa się ryzyko popełnienia błędów.

Potrzeba analizy danych

Analiza danych jest niezbędna, aby wyciągnąć z nich wartościowe wnioski i zrozumieć, co naprawdę dzieje się w organizacji. Poprzez analizę danych możemy identyfikować trendy, prognozować zachowania klientów, wykrywać potencjalne zagrożenia oraz odkrywać nowe możliwości biznesowe.

Jest to kluczowy element procesu podejmowania decyzji, ponieważ umożliwia nam wykonać wybory, które będą w pełni świadome i oparte na faktach, zamiast polegać na intuicji czy domysłach.  Aby tak jednak było, musimy mieć pewność, że bazujemy na prawdziwych, aktualnych i kompletnych informacjach.

Dlatego też właściwa analiza danych i zapewnienie dostępu do odpowiednich narzędzi i technik, które zapewniają narzędzia Business Intelligence, pomogą nam zidentyfikować również potencjalne błędy, a także są kluczowym aspektem w zarządzaniu danymi i osiąganiu sukcesów biznesowych.

Potrzeba raportów „na już”

Sama analiza danych jest tylko częścią większego wyzwania, przed jakim stoją osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji. Często przedsiębiorcy potrzebują danych „na już”, najlepiej w formie zwizualizowanej, z odpowiednimi wnioskami.

Wtedy w firmie uruchamia się cały proces: zbierania danych z wielu źródeł w różnych formatach, ich korelacji (najczęściej za pomocą Excela), tworzenia wykresów, konsultacji z innymi osobami itd.

To sytuacja, która również bywa źródłem stresu, a co się z tym wiąże, znacząco wzrasta ryzyko popełnienia błędu ludzkiego, m.in. podczas ręcznego przepisywania danych.

Rozwiązania Business Intelligence pozwalają na ciągły, dostępny w czasie rzeczywistym podgląd zwizualizowanych danych w formie czytelnych, przygotowanych zgodnie z ustaleniami z klientem raportów. Takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić czas, którego nie będziemy musieli przeznaczyć na przygotowanie raportów. Zamiast tego możemy skupić się na wyciąganiu wniosków i przygotowaniu rekomendacji działań.

Wdrożeni platformy danych w firmie staje się nieodzowne w momencie, gdy organizacja boryka się z nadmiarem danych, ich rozproszeniem oraz brakiem skutecznych narzędzi do zarządzania nimi.

Konieczność szybkiego dostępu do danych, ich analizy oraz zapewnienia spójności informacji są kluczowymi czynnikami sugerującymi potrzebę wdrożenia takiego rozwiązania. Integracja danych w jedno miejsce umożliwia optymalizację procesów biznesowych, poprawę wydajności oraz szybsze podejmowanie decyzji opartych na rzetelnej analizie.

Dzięki rozwiązaniom Business Intelligence, takim jak Ujednolicona Platforma Danych, firma może efektywnie zarządzać danymi oraz wykorzystywać je do osiągania sukcesów biznesowych.