WYWIAD: Merytoryczny partner do rozmowy. O roli analityka biznesowo-systemowego

Marcinie, masz duże doświadczenie we współpracy ze światem biznesu. Jakie są najczęstsze powody, przez które firmy, mimo dostępnych budżetów nie chcą korzystać z dedykowanych rozwiązań IT?

Przez wiele lat pracy w roli analityka biznesowego spotykałem się z różnymi klientami i różnymi wyzwaniami. Niektórzy obawiają się, że dedykowane rozwiązanie IT nie spełni ich oczekiwań i nie będzie skuteczne, a przy tym przekroczy zakładany budżet. Pojawiają się też wątpliwości czy prace nie potrwają dłużej niż pierwotnie zakładano. Z mojego doświadczenia wynika, że możemy zapobiec wszystkim tym potencjalnym problemom poprzez dobrze wykonaną analizę biznesowo-systemową.

Jakie informacje przekazane przez klienta są dla Ciebie najistotniejsze? Czy istnieje uniwersalny wzór briefu na rozpoczęcie wspólnych działań, czy raczej każda sytuacja jest mocno zindywidualizowana?

Za każdym razem powinniśmy rozpocząć od poznania celów biznesowych i zrozumienia kontekstu biznesowego, który doprowadził do podjęcia decyzji o zbudowaniu dedykowanego rozwiązania IT.

Dość często pomaga mi w tym Business Model Canvas, który jest startowym szablonem do zarządzania strategicznego, pomocnym przy tworzeniu nowych lub opisywaniu istniejących modeli biznesowych. Uzupełniam go razem z klientami podczas warsztatów. W ten sposób poznaję model i otoczenie biznesowe firmy. Pozwala mi to na dobre zrozumienie usprawnianego procesu lub problemu, który mam rozwiązać.

Niebagatelne znaczenie ma także zrozumienie danej branży w takim stopniu, abym stał się dla klienta merytorycznym partnerem do rozmowy.

Są to uniwersalne kroki, bez których nie wyobrażam sobie przejścia do kolejnych etapów analizy.

Jak wygląda proces pozyskiwania takich informacji od klienta? Czy klient tylko odpowiada na postawione pytania, czy są to warsztaty, podczas których obie strony próbują wypracować najlepsze rozwiązanie?

Wybór sposobu pozyskiwania wymagań zależy od wielu czynników. Kluczem jest efektywność i znalezienie formy, która najlepiej pasuje do potrzeb klienta.

Często stawiam na warsztaty, ponieważ są one skutecznym sposobem pozyskiwania wymagań. Dziś mogą odbywać się on-line, co ułatwia ich zorganizowanie. Dostępne narzędzia i znajomość szerokiego wachlarza technik umożliwiają mi pozyskanie wszelkich niezbędnych informacji i danych.

Oczywiście nie zamykam się tylko na tę jedną formę pozyskiwania wymagań. Ostatnio dla naszego Klienta z branży przemysłowej, poza klasycznymi warsztatami, z uwagi na dużą liczbę interesariuszy w projekcie, zastosowałem kilka metod jednocześnie. Były to m.in.: ankiety, analiza dokumentacji, a także obserwacja pracy w zakładzie produkcyjnym. Niezależnie od wybranej formy, najważniejsze jest dobre przygotowanie i właściwe poprowadzenie procesu analizy.

Jak wygląda efekt pracy analityka biznesowo-systemowego? Co po przeprowadzonej analizie otrzymuje klient i jakie są następne kroki, które może podjąć?

Efekt pracy analityka powinien być przede wszystkim udokumentowany. Dla wspomnianego wcześniej klienta przygotowaliśmy dokument analityczny, który zawierał opis celów i wymagań biznesowych, procesów, architektury oraz mechanizmów działania systemu, a także niezbędne diagramy i modele. To wszystko złożyło się na kompletny projekt rozwiązania, który umożliwiał klientowi przejście do fazy realizacji z poczuciem, że gotowe rozwiązanie spełni jego potrzeby.

Jak wygląda relacja analityka biznesowego z klientem już na etapie implementacji oprogramowania? Czy i ewentualnie jakie zmiany na tym etapie są jeszcze możliwe?

Na tym etapie jestem w stałym kontakcie z klientem. Podczas implementacji uszczegóławiam wymagania i potwierdzam je z klientem. Regularnie konsultuję się z klientem także po to, aby upewnić się, że oprogramowanie spełnia jego oczekiwania i jest zgodne z jego wizją biznesową. Przestrzeń do zmian w dużej mierze zależy od modelu współpracy. W projektach, gdzie zakres i koszt są ustalone, margines na zmiany jest dużo mniejszy. Dotyczy to jednak głównie małych projektów lub zmian w istniejących systemach.

Dla średnich i dużych projektów dokument analizy nie zawiera detalicznych wymagań, których pozyskiwanie trwa zbyt długo i generuje ryzyko, że tak szczegółowa analiza stanie się nieaktualna. W takim przypadku rekomenduję zwinne podejście do zakresu projektu i iteracyjno-przyrostową realizację. Dla jednego z naszych ostatnich klientów z branży energii atomowej zastosowaliśmy model FBSC (Fixed-Budget, Scope-Controlled). Oznacza to, że z jednej strony określiliśmy budżet i harmonogram w oparciu o zrozumienie celów biznesowych klienta, ale wciąż zachowaliśmy swobodę do zmiany i dostosowywania zakresu kolejnych iteracji systemu. Takie podejście sprzyja szybszemu dostarczaniu wartości biznesowej i stanowi odpowiedź na dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe.

Czy często zdarzają się sytuacje, w których pierwotnie zdefiniowane przez klienta oczekiwania ulegają dużym zmianom w trakcie tworzenia analizy? Jakie są najczęstsze przyczyny takich sytuacji?

Duże zmiany częściej dotyczą oczekiwań klienta odnośnie wymagań funkcjonalnych systemu, rzadziej celów biznesowych. Zmiana oczekiwań klienta często jest wynikiem pracy jaką wykonał analityk. Definicja analizy biznesowej wg BABOK® Guide (A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge®) to „[…] określanie potrzeb i rekomendowanie rozwiązań, które dają wartość interesariuszom”.

Często poprzez pytania, które stawiam, a także swoje doświadczenie w projektowaniu systemów IT, pomagam klientowi w wybraniu optymalnej drogi do osiągnięcia jego biznesowego celu.

Nasza współpraca z klientem składa się z kilku etapów, a pierwszym z nich są warsztaty Business Discovery, które serdecznie polecam wszystkim, którzy rozważają wdrożenie u siebie dedykowanych rozwiązań software’owych.

Marcin Dąbrowski – Absolwent Wydziału Inżynierii Mechanicznej i Informatyki Politechniki Częstochowskiej. Karierę w IT rozpoczął jako administrator sieci i systemów informatycznych. Z biegiem czasu czuł coraz większą potrzebę współpracy z biznesem. Jako analityk IT wdrażał nowoczesne rozwiązania informatyczne w branży energetycznej. Od 2018 związany z 3Soft, gdzie początkowo pełnił rolę analityka biznesowo-systemowego. Obecnie jako Head of Business Analysis odpowiada za cały obszar analizy biznesowo  -systemowej. Od 2019 działa aktywnie w Stowarzyszeniu Inżynierii Wymagań. Jako koordynator regionu śląskiego odpowiada za organizowanie spotkań szerzących wiedzę i dobre praktyki w zakresie inżynierii wymagań i analizy biznesowo-systemowej. Prywatnie pasjonat gotowania i wina oraz miłośnik muzyki klasycznej. Hobbystycznie usiłuje nauczyć się gry na pianinie.